הטכנולוגיה הקיימת כיום, מאפשרת יצירת תהליכים רבים של הפקת חשבונית מס אוטומטית כחלק מתהליך הנהלת חשבונות בחברה. ישנן מספר שיטות להפקת חשבונית אוטומטית וביצוע חיוב כרטיס האשראי ("סליקה") של הלקוח. בכל השיטות יחסוך המשתמש סכומים גבוהים לאין שיעור מעלויות השימוש בתוכנה.
תיאור תהליך הפקת חשבונית ללא מערכת אוטומטית
נניח שאורך הזמן הדרוש להפקת חשבונית מס, קבלה וביצוע חיוב כרטיס האשראי של הלקוח הינו 2 דקות. בדרך כלל התהליך ארוך יותר כתלות במספר ואיכות הנתונים הנדרשים להפקת החשבונית. עלויות משלוח החשבונית בדואר הן חלק בלתי מבוטל בסך העלויות והן כוללות: מעטפה, בול, נייר, עלויות הדפסה (טונר) וגם הרבה התעסקות כי בסופו של דבר מישהו צריך לשלוח את הדואר. משלוח חשבונית במייל יכול לחסוך אלפי שקלים כל חודש. בעסק אשר מפיק 500 חשבוניות מס קבלה בחודש, יש להשקיע בתהליך ההפקה 1000 דקות מינימום מבלי לקחת בחשבון הפסקות, תקלות וגם עלויות משלוח דואר. תהליך חיוב כרטיס אשראי של הלקוח ותהליך הפקת חשבונית מס קבלה באמצעות תוכנה, אורך מספר דקות בהנחה שכל הנתונים נמצאים בהישג יד. זה ענין מעט מורכב היות וצריך לדאוג שכל הנתונים יהיו במערכת ולא רק שהם יהיו שם, אלא שתתאפשר אליהם גישה קלה ומהירה. עסקים אשר מפיקים אלפים ועשרות אלפי חשבוניות בחודש, יערכו את המכפלות ויגיעו לעלויות גבוהות של עשרות אלפי ש"ח שלא תורמות לעיסקה. לא בגלל התהליך של הפקת חשבונית העיסקה תהיה יותר טובה ללקוח, לא בגלל תהליך הפקת החשבונית הסחורה תסופק בזמן. המשמעות היא שחיסכון בתהליך הפקת חשבונית זה רווח נקי לארגון. את כל התהליך המתואר לעיל חוסכת החשבונית האוטומטית ויוצרת חסכון כספי עצום!
שיטות של הפקת חשבונית אוטומטית
טופס מאובטח באינטרנט - העסק יוצר לעצמו טופס אשר נמצא כדף באינטרנט (מאובטח SSL), שהגישה אליו הינה דרך האינטרנט מכל מקום ובכל זמן. עובדי המשתמש המורשים לכך, יכולים לגשת אל הטופס גם אם הם נמצאים באתרים שונים, למלא את כל הפרטים ולבצע אונליין חיובים והפקת חשבוניות אוטומטיות שתישלחנה במקביל במייל. בצורה כזו, אין צורך בגישה אל תוך התוכנה וכך ניתן להפעיל את המודול הזה בגישה מרוחקת גם על ידי עובדים שאינם מורשים להיכנס לתוכנה.
טופס חיוב אשראי - בתוכנה קיים "טופס חיוב אשראי" אותו יש למלא בפרטי העסקה וכרטיס אשראי. אישור הטופס יגרום לחיוב כרטיס האשראי של הלקוח מחד והפקת חשבונית מס קבלה מאידך. כמו כן, במקביל, תישלח אל הלקוח חשבונית מס קבלה במייל כחלק מהתהליך שבוצע לעיל.
קליטת קבצים - המערכת יודעת לקלוט קבצים ממקורות שונים ולבצע את התהליכים המתוארים לעיל באופן עצמאי/אוטומטי ולהפיק כל מסמך נדרש. המערכת מתממשקת עם תוכנות אחרות ויכולה לקלוט כל סוג מסמך.
הוראת קבע קבוצתית - עסק אשר מחייב באופן קבוע את לקוחותיו בתדירות חודשית או אחרת, כגון מנויים לשירות חודשי מסוים, שומר את כל פרטי הלקוחות על גבי קובץ במחשב המקומי, במקום מוגן. הרשימה יכולה לכלול אינסוף לקוחות. ביום החיוב, ניגשים לטופס "הוראת קבע קבוצתית" הנמצא בתפריט התוכנה, מייבאים את הקובץ לתוכנה ועם הקלקת "אישור" נוצר תהליך אוטומטי של חיוב כל הלקוחות מחד, והפקת חשבונית מס קבלה מאידך. התהליך הינו אוטומטי לחלוטין ללא צורך בהתערבות כלשהיא.
טופס מאובטח כחלק מתהליך רכישה אונליין - העסק יוצר טופס אשר נמצא בדף מאובטח SSL באינטרנט. לקוח אשר מבצע רכישת מוצר או שירות אונליין, מגיע בסוף תהליך הרכישה אל הטופס, שם הוא משלים את הזנת פרטי כרטיס האשראי. עם האישור מתבצעת סליקת כרטיס האשראי של הלקוח ורק במידה ומתקבל אישור על חיוב האשראי (אונליין/בזמן אמת) מופקת על ידי המערכת חשבונית מס קבלה עם הפרמטרים שהוזנו בתהליך הרכישה על ידי הלקוח. בשיטה זו אין כל התערבות של המשתמש בתהליך והיא נעשית באופן אוטומטי לחלוטין.
לסיכום תהליך הפקת חשבוניות באופן אוטומטי מייעל את התהליך ויכול לחסוך אלפי שקלים בשנה. הטכנולוגיה זמינה ומעמידה כלים הן ברמת המשרד המקומי והן כלים אינטרנטיים המאפשרים להפיק חשבונית בכל מקום ובכל עת. ארגונים וחברת הרוצות לייעל את תהליכי המשרד כבר מצאו בתהליכים האלה מקור לחיסכון כספי בצד התייעלות. מתברר כי כשאתה מסתכל על תהליך ובוחן אותו, תמיד ימצא שיפור. גם שיפור קטן יכול לעשות חיסכון גדול.
